Aamu etätoimistolla alkaa tuttuun tapaan. Istun collegepuku päällä keittiön pöydän ääressä, tuijottelen tietokoneen ruutua ja hörpin aamukahvia. Tekemistä kyllä olisi, mutta tiedänkö, mistä aloittaa? Osa pitkän aikavälin isoista työtehtävistä on pyörinyt tehtävälistalla jo useita kuukausia, nytkö olisi niiden aika?

Etätyöskentelyyn liittyy useita haasteita, joihin useat meistä eivät ole aikaisemmin törmänneet, sillä harvat meistä ovat tottuneet tekemään suurimmaksi osaksi vain etätyötä. Yksittäinen etäpäivä on usein virkistävä poikkeus hektiseen työviikkoon, mutta päätoiminen etäily voi olla monellakin tapaa kuluttavaa. Priorisointiongelmat, ryhtymisen vaikeus, rutiinien ja läsnäolevan yhteisön puuttuminen ja usein myös motivaatioon liittyvät haasteet koskettavat uudessa tilanteessa tavalla, joka on meille kaikille uusi.

Etätyöskentelyssä on kyse ennen kaikkea itsensä johtamisesta. Etänä työskentelyssä onnistumiseksi täytyy haltuun ottaa uudenlaisia työelämän taitoja, jotka vaativat myös harjoittelua, kuten mikä tahansa uuden taidon opettelu. Alla on oma top 5 -listani, jonka avulla olen onnistunut saamaan etäpäivistä tehokkaita ja mielekkäitä.

1. Suunnittele hyvin: Työtehtävien suunnittelu ja konkreettisen päiväkohtaisen tehtävälistan tekeminen on ehdoton etätyöpäivän onnistumisen edellytys. Ole realistinen, älä ahnehdi liikaa, mutta pysy myös suunnitelmassasi.

2. Fokusoi: Mikä on tärkeää tekemistä juuri nyt? Priorisoi tehtävälistaasi ja keskity yhteen asiaan kerrallaan. Kotitoimistolla perhostelun houkutus on usein vielä normaaliarkea suurempi, tee yksi asia kerrallaan valmiiksi ja valitse tehtävät niiden tärkeyden mukaan. Älä vaikeusasteen mukaan.

3. Rytmitä oikein: Etätyöpäivässä pätevät samat rytmittämisen säännöt kuin kasvokkain tapahtuvassakin tekemisessä. Kognitiivisesti haastavaa ”fokustyötä” ei voi olla enempää kuin neljä tuntia päivässä ja sekin kannattaa rytmittää useampaan lyhyempään työskentelyvaiheeseen. Väliin tarvitaan myös rutiinitekemistä ja oikeita taukoja.

4. Laadi rutiineja: Etätyöpäivien henkinen kaoottisuus liittyy usein rutiinien puutteeseen. Laadi itsellesi arkea helpottavia rutiineja, jotka tuovat hallinnan tunnetta ja helpottavat rytmin säilymistä. Pidä lounastauko samalla tavalla kuin lähityöpäivänäkin, noudata työaikaa, lue sähköpostisi tiettyyn kellonaikaan ja laadi rutiinit toistuvien työtehtävien tekemiselle. Voit myös tiedottaa muille olevasi tavoitettavissa ja vastaavasi heidän tiedusteluihinsa tiettyyn aikaan päivästä. Näin muu aika on rauhoitettu työn tekemiselle.

5. Viesti ja vuorovaikuta: Työhön liittyvään motivaatioon vaikuttaa eniten kokemus oman roolin ja työn merkityksellisyydestä. Kontaktien ylläpitäminen omiin kollegoihin, tiimiläisiin ja asiakkaisiin ovat avainasemassa, jotta työn raportointi ja seuranta pysyy myös ajan tasalla. Sekä muodollinen että epämuodollinen vuorovaikutus on tärkeää säilyttää etätyöskentelyn osana, jopa aktiivisempana kuin aiemmin. Soita verkkopuhelu, vaihda palautetta tai järjestä yhteinen etänä toteutettava kahvitauko.

Onnistunut etätyöskentely, etäjohtaminen ja itsensä johtaminen ovat työelämän taitoja, joiden merkitys tulee korostumaan entisestään myös tulevaisuudessa. Mikäli kykenet saamaan etätyöskentelystä tehokasta ja mielekästä, on uusista taidoista hyötyä myös tilanteessa, jossa etätyöskentely ei ole enää pakotettu olotila vaan osa normaalia arkea. Etätyön sietämättömästä keveydestä muodostuu hallittu ja tuloksellinen olotila.

Jos tarvitsette apua oman tai muiden työn johtamisessa, pohdimme mielellämme ratkaisumalleja kanssanne!

Kokemusta lukuisista koulutus- ja valmennustehtävistä yli 15 vuoden ajalta.
Viestinnän asiantuntija, jonka erityisosaaminen keskittyy vuorovaikutus- ja esiintymistaitoihin. Vetää vaikuttavia esihenkilö-, tiimi- ja yhteisövalmennuksia räätälöitynä aina asiakkaan tarpeisiin ja tavoitteisiin.