Kukapa ei toivoisi tiimien ymmärtävän paremmin isoa kuvaa ja tekevän harkittuja päätöksiä koko organisaation yhteinen etu mielessään. Mutta miten se onkin usein niin vaikeaa? Joko päätöksiä ei osata eikä uskalleta tehdä, tai sitten niitä tehdään turhankin suoraviivaisesti miettimättä, mihin kaikkeen päätös vaikuttaa ja millaisia asioita päätöksenteon yhteydessä olisi pitänyt huomioida. Saati sitten, että osattaisiin ajatella omaa yksikköä tai omalla vastuulla olevaa prosessia pidemmälle.
Tiedolla johtaminen vaatii monenlaista osaamista tiedon analysoinnista ja tulkinnasta kehityskohteiden toimeenpanoon ja seurannan systematiikkaan asti. Lisäksi tarvitaan liiketoimintaymmärrystä kokonaiskuvan ja strategisten näkökulmien hahmottamiseksi. Omat edellytyksensä kohdistuvat rakenteisiin ja toimintamalleihin, kuten johtamisen systematiikkaan, päätöksentekomalleihin, läpinäkyvään tiedon jakamiseen ja eri lähteistä saatavan datan yhteensopivuuteen. Monta kohtaa, joissa on mahdollisuus kompastua.
Tiedolla johtaminen on kuitenkin pohjimmiltaan johtamista. Siksi sen kehittämiseen pätevät samat lainalaisuudet kuin johtamisen kehittämiseen yleisemminkin. Lähtökohtana on strategia. Millainen tiedolla johtaminen vahvistaa tavoitteiden saavuttamista, ja minkä askelmien kautta nykytilanteesta päästään tuohon tavoitetilaan? Pysyviä tuloksia saadaan, kun kehittämisessä edetään konkreettisten arjen toimintatapojen kautta askel kerrallaan eikä yritetä loikata suoraan useamman portaan yli. On myös tärkeää tiedostaa, että lähtötilanne ei välttämättä ole koko organisaatiossa sama, vaan hyvin usein tiimit ja yksilöt seisovat eri portailla.
”On myös tärkeää tiedostaa, että lähtötilanne ei välttämättä ole koko organisaatiossa sama, vaan hyvin usein tiimit ja yksilöt seisovat eri portailla.”
Ensimmäinen porras – Mutu-kulttuuri
Mutu-kulttuurissa dataa ei kerätä eikä hyödynnetä tietoisesti. Esimerkiksi järjestelmistä kertyvä data on satunnaista eikä kytkeydy organisaation tavoitteisiin. Tavoitteisiin liittyviä mittareita, datatarpeita tai datan laatua ei ole aktiivisesti mietitty. Päätökset pohjautuvat pääasiassa näppituntumaan ja aiempiin kokemuksiin.
Keskeinen askel seuraavalle tasolle siirtymisessä on data itse. Datan tuomien hyötyjen ymmärtäminen parempien päätösten taustoittajana ja päätöksenteon helpottajana. Strategiaan ja tavoitteisiin pohjautuvien mittareiden ja niihin liittyvän datan tunnistaminen. Tarvittavan datan näkyvyys päätöksiä tekeville henkilöille ja tiimeille.
Toinen porras – Passiivinen kulttuuri
Passiivisessa kulttuurissa datan tuomat hyödyt on ymmärretty, mutta sen keruu ja tarkastelu on vielä satunnaista ja reaktiivista. Data ei välttämättä ole ajantasaista tai sen laatu voi olla heikkoa esimerkiksi sirpaleisuuden takia. Dataa tutkaillessa tehdään yksittäisiä havaintoja eikä hahmoteta, mikä on olennaista. Tiimeissä ei välttämättä täysin ymmärretä, mitä tietoa tai mittareita pitäisi seurata ja mitä niiden arvot ja muutokset käytännössä merkitsevät. Usein tiimeillä on haasteita myös konkreettisten toimenpiteiden suunnittelussa, toimeenpanossa ja toteutumisen seurannassa.
Keskeistä seuraavalle tasolle siirtymisessä on systematiikan vahvistaminen. Tarkasteltavan datan kytkeytyminen tiimin tavoitteisiin. Dataohjauksen kytkeytyminen johtamisen systematiikkaan. Toisin sanoen säännöllisyys ja suunnitelmallisuus datan analysoinnissa, toimenpiteiden suunnittelussa, toimeenpanossa sekä toteutumisen seurannassa ja arvioinnissa.
Kolmas porras – Prosessikeskeinen kulttuuri
Prosessikeskeisessä kulttuurissa datan tarkastelun ja hyödyntämisen systematiikka toimii yksittäisten prosessien osalta tai oman tiimin kesken. Tarkastelu on kuitenkin usein kapea-alaista ja toiminnan kehittäminen siilomaista. Datalähdekohtaisia kehitystrendejä osataan tulkita, mutta eri datalähteiden tai toimintojen välisten yhteyksien huomaaminen on parhaimmillaankin satunnaista. Usein tähän vaikuttaa jo datan rakenne: esimerkiksi liiketoiminta-, asiakaskokemus- ja henkilöstödata sijaitsevat eri paikoissa ja niiden yhteensopivuus, ajantasaisuus ja näkyvyyden aste vaihtelevat.
Keskeistä seuraavalle tasolle siirtymisessä on kokonaiskuvan luominen. Tämä edellyttää kunkin toiminnon ja tavoitteiden kannalta olennaisten datalähteiden tunnistamista ja useammasta eri lähteestä peräisin olevan tiedon yhdistämistä. Viimeistään tässä vaiheessa täytyy arvioida kriittisesti datatarpeita ja käytetyn datan laatua: onko tarpeellinen tieto saatavilla ja tukeeko käytetty tieto tavoitteiden saavuttamista? Ovatko datalähteet yhteensopivia ja ajan tasalla? Myös esihenkilöiden ja tiimien tiedon analysointitaidot saattavat kaivata päivittämistä hyödynnettävän datan lisääntyessä ja näkökulman laajentuessa.
”Viimeistään tässä vaiheessa täytyy arvioida kriittisesti datatarpeita ja käytetyn datan laatua: onko tarpeellinen tieto saatavilla ja tukeeko käytetty tieto tavoitteiden saavuttamista? Ovatko datalähteet yhteensopivia ja ajan tasalla?”
Neljäs porras – Systeemitietoinen kulttuuri
Systeemitietoisessa kulttuurissa tiedolla johtamisessa ollaan jo melko pitkällä. Eri lähteistä saatavaa dataa yhdistetään luontevasti tavoitteiden kannalta olennaisen kokonaiskuvan luomiseksi. Datasta tunnistetaan laajempia yhteyksiä ja syy-seuraus-ketjuja, joiden perusteella päästään tarkemmin kiinni ilmiöiden juurisyihin ja olennaisimpiin vaikutuspisteisiin. Kehitystoimenpiteiden toteutukselle ja kehityksen arvioinnille on vakiintuneet tarkoituksenmukaiset mallit, joiden avulla datasta tehdyt havainnot muuntuvat näkyviksi tuloksiksi. Tyypillisesti tässä vaiheessa aletaan tunnistaa toimintojen ja tiimien välisiä vaikutuksia ja ajatella kehittämistä myös oman siilon ulkopuolelta. Käytännössä laajemman yhteiskehittämisen mallit voivat kuitenkin vielä puuttua ja huomio kohdentua liiaksi nykyhetkeen ja lähitulevaisuuteen.
Keskeistä seuraavalle tasolle siirtymisessä on liiketoimintaymmärrys. Tiimien ja esihenkilöiden täytyy kyetä strategisempaan ajatteluun, jossa vaikutusketjujen arviointi ja vastuunotto yhteisistä tuloksista ulottuu oman tiimin ulkopuolelle. Perspektiiviä on laajennettava lähitulevaisuutta pidemmälle.
Viides porras – Systeeminen kulttuuri
Systeemisen kulttuurin tasolla tiedolla johtaminen on strategiaohjautuvaa ja tulevaisuussuuntautunutta. Dataohjautuva päätöksenteko kytkeytyy lyhyen aikavälin operatiivisten ja taktisten tavoitteiden lisäksi strategisten tavoitteiden saavuttamiseen pidemmän ajan kuluessa. Tiimit pystyvät arvioimaan lyhyen ja pitkän tähtäimen hyötyjä ja riskejä sekä oman tiiminsä että koko organisaation näkökulmasta. Kehittyminen ja oppiminen nähdään organisaation yhteisenä systeemisenä prosessina, joka hyödyttää koko organisaatiota ja viime kädessä asiakkaita. Dataohjautuvan päätöksenteon lisäksi myös itse tiedolla johtamisen toimintamallia arvioidaan säännöllisesti ja kehitetään ennakoivasti havaintojen pohjalta.
Vielä yksi asia!
Porras portaalta ylöspäin noustessanne tulette huomaamaan, että systematiikan, kokonaisvaltaisen ajattelun ja liiketoimintaymmärryksen mukana vahvistuu myös organisaationne kyky vaikuttaa tuloksiin toivotulla tavalla. Olipa kyse liiketoimintamittareiden positiivisesta kehityksestä, strategisen kehityksen vauhdittamisesta tai muutoskyvykkyyden vahvistamisesta, tiedolla johtaminen antaa työkaluja tavoitteidenne saavuttamiseen.
Olisiko siis jo aika siirtyä tiedon keräämisestä mitattaviin muutoksiin?
Tutustu asiantuntijamme muihin näkemyksiin tiedolla johtamisesta
Pyydä tarjous
Kerro hieman tilanteestanne ja tavoitteistanne, niin katsotaan yhdessä teille sopiva kokonaisuus.
