Systemaattinen toimintamalli mullisti lääkärirekrytoinnin puolessa vuodessa

Lähtötilanne: Halu vähentää ostopalveluita ja vahvistaa sitoutumista

Järviseudun ja Kallaveden Työterveyden (JSTT) keskeinen haaste oli pitkään jatkunut tottumus ostopalvelulääkäreiden käytöstä. Rekrytointi oli aiemmin keskittynyt ylilääkärille ja apulaisylilääkärille, eikä uusien lääkärien rekrytointiin ollut selkeää systemaattista mallia tai laajempaa osaamista.

Tavoitteeksi asetettiin kunnianhimoinen muutos:

• lisätä omien ammatinharjoittajien ja työsuhteisten lääkärien määrää
• parantaa työpaikan vetovoimaa ja lääkärien sitoutumista
• vahvistaa kustannustehokkuutta.

Tämä edellytti ajattelutavan uudistumista: rekrytoinnista haluttiin tehdä säännöllinen arkeen jäävä toimintamalli, ei yksittäinen projekti. Myös tuloksellisen rekrytoinnin osaamista haluttiin syventää. Lääkäreiden rekrytointi on kuin vaativaa myyntityötä, joka vaatii systematiikkaa, sinnikkyyttä ja asiantuntemusta. Onnistumiseen tarvitaan riittävän monien keskustelujen ohella myös sitkeyttä kestää kieltäytymisiä ja pettymyksiä.

Kumppanuus Balentorin kanssa: tunnistetuista tarpeista käsin, rohkeasti haastaen

JSTT valitsi kumppanikseen muutokseen Balentorin Harri Turusen. Yhteistyö alkoi perusteellisella taustatyöllä: osallistujien ennakkohaastatteluilla kartoitettiin osaamisen taso ja rakentui ymmärrys siitä, mistä rekrytoinnin osa-alueista tarvittiin syvempää oppia.

Balentor laati johdon kanssa selkeän kokonaisuuden, johon kuuluivat mm.:

• räätälöidyt työpajat rekrytointikyvykkyyksien kehittämiseen
• sparraavat 1:1-keskustelut
• sekä käytännönläheinen valmennus kontaktimääristä, prosessin vaiheista ja onnistumisen edellytyksistä.

Balentorin toimintatapa saa Timo Sakselalta kiitosta:

”Sitoutuminen ja tekeminen oli 100 %. Ei ollut bulkkia, vaan kaikki mietittiin meidän tarpeen mukaan.”

Huikeat tulokset: lääkärirekrytointi kymmenkertaistui puolessa vuodessa

Muutoksen vaikutukset näkyivät nopeasti ja selkeästi. Lääkärien rekrytointitahti on kymmenkertaistunut puolessa vuodessa. Rekrytointiprosessin konversio on myös poikkeuksellisen hyvä: tapaamiseen johtaneista kontakteista noin 50 % johti sopimukseen. Samalla yrityksen brändimielikuva on vahvistunut, ja puskaradio on alkanut tuottaa spontaania kiinnostusta: ”Teissä on selkeästi jotain vetovoimaa.”

Timo Saksela oli itse vahvasti mukana kehitystyössä. Hän kertoo saaneensa työpajoista ja henkilökohtaisista sparrauksista uusia oppeja myös itselleen. Timo tunnistaa vaikuttavien tulosten taustalta kolme keskeistä tekijää:

1. 1. Oikeiden ihmisten valinta rooleihin
      Lääkärirekrytoinnin tehtäviin sisäisesti rekrytoidut henkilöt olivat innostuneita, oppimishaluisia ja omaksuivat uuden roolin erinomaisesti.
   2. Balentorin käytännönläheinen konsepti ja rohkeus haastaa
      Kehitystoimet suunniteltiin tarkasti JSTT:n tarpeiden mukaan. Harri haastoi, ohjasi ja varmisti edistymisen koko matkan ajan. Kehitystä vauhditettiin sekä ryhmässä että henkilökohtaisissa keskusteluissa.
   3. Erottautuminen markkinassa
      Viestintä oli mukana kehitysohjelmassa ja samaan aikaan rekrytoinnin kehittämisen kanssa selkeytettiin, mikä JSTT:stä tekee houkuttelevan vaihtoehdon lääkäreille. Tärkeiksi tekijöiksi tunnistettiin mm. matala hierarkia, rentous ja mahdollisuus rakentaa omaa roolia joustavasti esimerkiksi asiakkuuksien, tehtävänkuvan ja viikkotuntimäärän osalta.

”Jos oltaisiin vain sudittu vähän sinne päin, olisi tämä jatkunut kuten aina ennenkin.”

Mitä seuraavaksi? – Kehitysohjelmasta jatkuvaksi toimintamalliksi

Kehitysohjelman opit ovat jääneet pysyvästi arkeen. Rekrytointimalli on vakiintunut ja toimii itsenäisesti. Kuukausittaisissa seurantapalavereissa arvioidaan tehtyjä toimia ja niiden tuloksia. Tulokset ovat olleet niin hyviä, että seuraavaksi huomio siirtyy yhä enemmän pitovoimatekijöihin ja henkilöstökokemukseen, kuten laadukkaaseen perehdytykseen ja sitoutumisen vahvistamiseen. Pian tulevat nimittäin seinät vastaan, jos rekrytointeja jatketaan tällä tahdilla.

Timo Saksela summaa yhteistyön tulokset:

”Olen ollut tosi tyytyväinen ja esitellyt tuloksia myös hallitukselle. Kaikki odotukset on ylitetty aivan kirkkaasti.”

Järviseudun ja Kallaveden työterveydessä pohditaan myös opitun skaalaamista muiden strategisten teemojen kehittämiseen: mikä muu asia voisi olla sellainen, johon tätä samaa mallia voisi hyödyntää?